¿Qué es la automatización empresarial?

La automatización de las empresas consiste en coordinar la gestión de procesos empresariales (BPM) y la gestión de reglas comerciales (BRM) con el desarrollo de aplicaciones para satisfacer la demanda cambiante del mercado. Antes, solo bastaba con automatizar los procesos para aumentar la eficiencia y mejorar el control de costos en toda la empresa. Esto se lograba en gran medida mediante la BPM y la BRM. BPM y BRM son grandes tecnologías, pero por sí solas no son lo suficientemente importantes. La transformación digital es la estrategia clave para tener éxito en el entorno del mercado actual y requiere la asociación entre los líderes empresariales y de TI.

Cuando la gestión y la automatización de procesos empresariales (BPM y BPA, respectivamente) se encuentran disociadas de una solución de automatización integrada, constituyen estrategias independientes que se pueden usar para mejorar la eficiencia y reducir los costos en su negocio.

La automatización de procesos empresariales obliga a ajustar muchos factores. Las largas cadenas de correo electrónico, las conflictivas copias de documentos y los errores aparentemente menores pueden hacer que las partes interesadas se sientan perdidas en medio del caos de la comunicación sin directrices, los procesos de reescribir, los plazos atrasados y la frustración compartida. La BPA optimiza estos procesos para no perder detalles, tiempo ni confiabilidad. Si su empresa implementa una estrategia de automatización que se pueda reutilizar y ampliar, tendrá la posibilidad de tomar el control de esos procesos y podrá destinar más tiempo y recursos a lo que realmente le importa.

La automatización de procesos empresariales ocurre siempre que se automatiza un proceso rutinario de negocios. La BPA puede conformar una estrategia independiente para operar con mayor eficiencia; o bien, puede combinarse con iniciativas más amplias de gestión de los procesos empresariales. Si bien la BPM es la metodología que le permite comprender mejor los procesos integrales de la empresa, la BPA se puede utilizar para comprobar y aumentar de forma permanente su eficiencia frente a esas iniciativas. Si combina ambos enfoques, obtendrá una estrategia potente, ya que la BPM define y proporciona la arquitectura que se necesita para asignar y automatizar todos los procesos comerciales. Sin embargo, la implementación de este enfoque puede ser un poco lenta al principio.

¿Cómo funciona la BPA?

La automatización de procesos empresariales amplía su sistema de TI para automatizar las tareas de acuerdo con las necesidades específicas de su negocio. Debido a que personalizar la automatización puede resultar costoso y consumir mucho tiempo, las empresas especializadas proporcionan soluciones de software que permiten identificar estas necesidades y adaptarse a ellas. Las soluciones de BPA usan cada vez más las tecnologías de inteligencia artificial para comprender mejor y adaptarse a las bases de datos sin estructuras. Esto permite mejorar la experiencia del usuario, ya que la tecnología aprende a superar la ambigüedad y a interactuar con las necesidades del usuario sin la mediación de un especialista técnico.

Mejore la gestión de las aplicaciones de IA/ML

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El uso de tecnología para automatizar los procesos de negocio se hizo famoso con la línea de ensamblaje en movimiento de Henry Ford en 1913. La línea de ensamblaje de Ford se tardó en fabricar un automóvil de más de 12 horas a 2 horas y media. El software y las aplicaciones que permiten automatizar los procesos empresariales en la actualidad producen el mismo efecto en las necesidades comerciales modernas y reducen los procesos de desarrollo e implementación de meses a horas. La BPA continúa con este legado, ya que utiliza los sistemas de software y las aplicaciones para simplificar y acelerar los flujos de trabajo complejos, a la vez que ofrece transparencia y control en todas las partes del proceso. Esto le permite dejar de lado las tareas rutinarias y concentrarse en lo que realmente importa.

Mayor transparencia y control de los procesos

La automatización le permite reunir todas las partes del flujo de trabajo en un solo panel, de manera tal que siempre pueda ver los procesos en su estado actual. Puede controlarlos mediante la gestión de las aprobaciones, los accesos, los plazos y las revisiones de tareas. Gracias a la optimización de la información que se recolecta en todos los pasos del flujo de trabajo, la automatización empresarial permite tomar decisiones fundamentadas y ofrecer cronogramas claros a las partes interesadas. De esta manera, sabrá quién lleva a cabo una actividad determinada y en qué momento, así como qué debe suceder para lograr sus objetivos.

Procesos más ágiles y menos errores manuales

¿Está cansado de las interminables cadenas de correos electrónicos que no muestran los detalles de su flujo de trabajo? Los procesos empresariales automatizados reemplazan las tareas manuales, administrativas y basadas en papel. Hacer copias, recolectar firmas, transferir documentos y procesar el papeleo son necesidades empresariales importantes pero redundantes, las cuales consumen tiempo y energía. Incluso los errores pequeños en estos flujos de trabajo pueden ser costosos y obligar a las empresas a perder tiempo y recursos en repetir las tareas y poner a las partes interesadas en alerta. La automatización reduce los errores humanos y ahorra tiempo mediante la centralización del proceso.

Más tiempo para entablar relaciones y generar soluciones creativas

Básicamente, la automatización de los procesos empresariales consiste en proporcionarle la energía y el tiempo necesarios para que pueda centrarse en la resolución de problemas más inteligentes. La automatización utiliza algoritmos para organizar mejor estos procesos, de manera que las personas puedan dedicarse a tareas más complejas. Cuando acelera y optimiza las tareas rutinarias, la empresa dispone de más tiempo y energía para satisfacer las necesidades de los clientes, desarrollar relaciones y trabajar en el siguiente gran objetivo.